大塚

大容量のファイルってどうやって送ってますか?

大容量のファイル

添付ファイルのお約束

仕事上、パソコンやモバイル端末を使ってメールのやり取りをする中、ファイルを添付して送受信することが少なくないと思います。ファイルの種類としては、エクセルやワードで作成したものが業界に関わらず多いのではないかと思います。

業務に必要なファイルを簡単に相手に送ることができるため、メールに添付する方法はとても便利なのですが、ファイル容量には注意が必要です。
添付ファイルの容量に制限を設け、大きいサイズのファイルは送ることも受け取ることもできないルールになっている会社が多いからです。

具体的には3メガを超えたファイルの送受信制限を設けていることが多いようです。
そのようなルールを知らずに送ったメールが先方に届かず、エラーメールとなって戻ってきたことで慌てた経験をされた人もいるのではないでしょうか。

ファイル容量の注意点としては、こういったルールのない場合においても常識的なファイル容量といったものがあります。大容量のファイルを受け取ると、受信に非常に時間がかかったりメールソフトが反応しなくなったりするからです。
また、メールサーバーの容量が限度に達してしまい、その他の大切なメールを受け取れなくなる事態にもなります。

このように先方に迷惑をかけないためにも、最近では2メガ程度までに抑えることが適切だといわれています。
 

ファイルを転送してもらえるサービス

多くの画像を添付したファイルやページ数の多いファイルはどうしても大容量となってしまいます。メールに添付できない大容量のファイルを先方に送る方法としては、「ファイル転送サービス」がおススメです。

これは、転送サービスを提供している会社のサーバーにファイルを転送し、受け取る人はそこからファイルをダウンロードするという仕組みです。
ブラウザで開いたウェブサイトからファイルを転送するので、とても簡単で費用もかかりません。

この手のサービスはいくつかありますが、仕事上の大切なファイルを扱うことが多いので、安全性などに配慮されたサービスが望ましいですよね。
その中で利用者が多い2つのサービスを紹介します。
 

宅ふぁいる便

「宅ふぁいる便」
https://www.filesend.to/

 

ギガファイル便

「GigaFile(ギガファイル)便」
http://gigafile.nu/

 
わたしは昔から「宅ふぁいる便」を利用しています。
メーリングリストの登録ができるので、アドレスの入力間違いもなく便利です。
また開封通知やダウンロード通知があるので、先方がダウンロードしたことが把握できて安心です。

大塚

頭の中のモヤモヤを整理するマインドマップ

マインドマップで頭の中を整理する
 

ルーチン化した仕事の場合、少々のトラブルが発生しても見通しを利かすことができるため、“ 2日あればできる。よしがんばろう! ” となりますが、例えば新しいプロジェクトが発生すると、“ 何だか大変そうだなぁ。できるかなぁ。” と焦ったりします。

これは全体像が見えないため、何から手を付けるべきか、そもそもどんなタスクがあるのか、どこかに問題はないか、準備にどれくらいの期間がかかるのかと漠然と考えてしまうからです。
漠然としたイメージが頭の中でモヤモヤするとき、紙に書き出しても次の行動に結びつかないとき、「マインドマップ」を使って整理してみませんか?

マインドマップはトニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つ。頭の中で起こっていることを目に見えるようにした思考ツールのこと。

引用元:Wikipedia

紙とペンを使ってもいいし、パソコンやスマホのアプリを使ってもできます。
個人的にはアプリを使うとマインドマップの良さが発揮されるのではないかと思います。

 

さて、どのようにおこなうかを簡単に説明します。

まずは中心に今回のモヤモヤの中心である新しいプロジェクト名を書き、これを木の幹にたとえます。
そこからは順番に関係なく、頭の中にある漠然としたキーワードを箇条書きで幹から出る枝として書き出します。

放射状に書き出すうちに、気づかなかったタスクや問題点が見えてきたり、思ってもいなかった新しいアイデアが浮かんだりします。
それらもすべて書き出したら全体を見まわします。

そうするとタスク同士の関連性が見えてくるので、タスク同士をつなげたり離したりグルーピングすることができます。

 

長くなりますのでこれ以上は割愛しますが、マインドマップの良い点をまとめると、

・頭の中の整理ができる
・アイデア出しができる
・問題点が見えてくる
・全体を俯瞰できる

だと思います。

有料版のアプリは作成したマインドマップをガントチャートに落とし込んだり、エクセルなどへのエクスポート機能があるようですが、無料版でも十分頭の整理ができますのでおススメです。

「XMind」(パソコンのみ)

 

ところでプレミアムフライデーがスタートしましたね。
あるネットニュースによると仕事が早く終わってまっすぐ家に帰る人、会社に残って仕事を続けた人で大半を占めたとのこと。
のんびり過ごすのも素敵な時間の過ごし方ですが、時間があったらあれもしたい!これもやらなきゃ!と思っている人も多いのではないかと思います。
やりたいことリストをスマホのメモ帳に残しているだけでなかなか実行に移せない人は、マインドマップを使って頭の整理をしてみましょう。

「マインドマップで「やりたいこと」を芋づる式に洗い出そう!」

大塚

スマホから自社のホームページがきちんと見えますか?

mobile

SNSが台頭する以前は、事業者にとって「ホームページ」は必須のメディアでした。
最近ではSNSを情報発信のメインにとらえる事業主が多いため、更新されずに置き去りになったホームページをよく見かけます。

情報検索としてはここ2年ほどで、パソコンよりもスマートフォンからの検索が増えてきました。
この現象はどの業界においても共通して言えることだと思います。
特に飲食業やサービス業では、顕著にスマートフォンからのアクセスが増えていますよね。

恐ろしいのはここからです。

 
更新されていないホームページでもスマホから検索できますが、せっかく検索されてもスマホできちんと表示できないホームページが多いのです。
理由は、ホームページがスマホに対応していないからです。

 

自社のサイトがスマホからどのように見えるかですが、パソコンから簡単にシミュレーションすることができる「RESIZER」というツールがありますのでご紹介します。
スマホ以外にタブレットでの見え方も確認することができますので、自社のホームページをチェックしてみてください。

ホームページの見え方をチェックできる「RESIZER
http://material.io/resizer/

Resizer

手順は簡単です。

ページ中央の一番上にある入力ボックスに自社のホームページのアドレスを入力して、enterキーを押してください。
パソコン・タブレット・スマホの3種類の見え方を一度にチェックできます。
ページ右上のアイコンを切り替えることで3種類の見え方を個別にチェックできます。

 

いかがですか?

きちんと見えないホームページをスマホに対応させるためには、作り直すしかありません。

 

制作会社に依頼するのが最善の策ですが、最近では制作のスキルがなくても自分で簡単に、しかも無料で作成できるサービスがあります。

Jimdoジンドゥ)」
https://jp.jimdo.com/

Ameba Owndアメーバオウンド)」
https://www.amebaownd.com/

WIXウィックス)」
http://ja.wix.com/

どのサービスもおしゃれなテンプレートが揃っていますので、興味のある事業者はチャレンジしてみてもいいと思います。

大塚